Efficiënt emails verwerken in 6 stappen

Dit is een gastposting door Niels Gouman

Deze post is onderdeel van zijn serie ‘Efficiënter omgaan met E-mail‘, in deze serie beschrijft hij simpel te implementeren acties waarmee je vele malen sneller je mail kan afhandelen.

Veel leesplezier!

En wil je automatisch op de hoogte blijven van nieuwe artikelen op dit blog, http://www.lifehackingblog.nl, meld je dan aan voor de nieuwsbrief.

Vriendelijke groeten,

Jeroen Kratsborn

——————————————————————————————

 

Om de serie gelijk goed te beginnen ga ik beschrijven hoe ik mijn mailtjes behandel (inclusief een hippe FlowChart). De meeste mensen hebben hier geen duidelijk stappenplan voor, en dus moet je (bewust of onbewust) veel te vaak nadenken over wat je met het mailtje kan en moet doen.

Standaard is de inbox de verzamelplaats waar alles binnenkomt, en vaak laat je de meeste mails hier ook nog staan. Je inbox is dus al snel vol met allerlei verschillende mailtjes, gelezen en ongelezen, voor wat voor reden dan ook. Dit geeft geen overzicht. Het kan ook anders. Ik leer mensen meestal dat ze de inbox moeten zien als het enige onvoorspelbare gedeelte van hun mail. Gebruik heel veel filters om alles waarvan je van te voren kan weten waar het bij kan horen gelijk weg te halen, dan kan je later bepalen wat jij gaat lezen en kan je er veel sneller een beslissing over nemen.

Ik ben er van overtuigd dat alles in de wereld zijn plaats heeft. Jouw inbox is de plaats voor: nieuwe, ongelezen, niet vooraf voorspelbare, emails. De inbox is niet bedoeld als agenda, takenlijst of archief! Gebruik de sterke kanten van alle verschillende oplossingen, de inbox is geen wonderlijke verzamelplaats voor alles.
 

Download Flowchart als PDF: Email verwerken

Start

Ik ben er sterk op tegen om je email constant open te laten staan, dat leidt namelijk enorm af. Elke keer als er zo’n melding komt raak je (gedeeltelijk) je concentratie kwijt, en het kost je ongeveer zo’n 20 minuten om die concentratie weer terug te krijgen. Standaard staat je email programma dus uit. Nu, op een moment dat jij zelf uitkiest (1 tot 2x per dag is meestal voldoende), ga je je email verwerken en start je dus het email programma.

Open Mailtje

Om te beginnen moet je natuurlijk een mailtje openen, maar welke? Stel je komt net terug van vakantie en er staan een paar honderd mailtjes op je te wachten, wat dan? Nou, volgens mij maakt dat helemaal niet zoveel uit, begin ergens en houd een logische volgorde aan. Persoonlijk begin ik het liefst bij de nieuwste, het kan namelijk goed zo zijn dat daarmee ouderen overbodig worden gemaakt nog voor je die hebt gelezen, dan hoef je er later ook geen actie meer op te ondernemen.

Lees

Lees de email, eerst snel scannen, eventueel daarna pas aandachtig. Het zou goed kunnen dat de email puur ter informatie is voor iets waar jij weinig tot niets mee te maken hebt, dan is het zonde van je tijd om die gelijk aandachtig te gaan lezen.

Filterbaar?

Zorg ervoor dat soortgelijke mailtjes voortaan gelijk in een mapje of label komen, dan weet je de volgende keer sneller waar je mee te maken hebt en kan je veel makkelijker inschatten wat je ermee moet. Pas wel op dat je niet té specifieke mapjes/labels gaan maken, dan kost het weer te veel tijd en heb je er alsnog niets aan. Je kan bijvoorbeeld alle mailtjes die je krijgt van Social Networks samen in 1 mapje laten komen, die hebben niks te zoeken in jouw inbox. Ook zou ik alle mailtjes waarin jij enkel als ‘cc’ of ‘bcc’ staat gelijk filteren naar een mapje, die mailtjes zijn vaak alleen handig voor als er iets uit de hand loopt zodat jij het dan ook kan nalezen. Nieuwsbrieven zou ik ook allemaal gelijk naar een daarvoor bestemd mapje filteren.

Taak?

Staat er in de mail een taak die uitgevoerd moet worden? Het beantwoorden is hierbij opzich geen taak, maar wel het opzoeken van de eventueel benodigde informatie. Eigenlijk alles wat niet direct met dit mailtje te maken heeft maar wat wel moet gebeuren is een taak.

Jouw Taak?

Is deze taak voor jou bedoeld? Of is iemand anders beter geschikt voor de taak? Wees hier streng in: als je kan en mag delegeren, doe dat dan!

Nú Doen?

Kan die taak nú? Binnen een minuutje of 2? Zo ja, doe dat dan eventjes. Zo nee, zet het op je takenlijst. Als de taak wel zo snel mogelijk moet gebeuren maar het kan niet binnen een minuutje is 2 moet je de taak een hoge prioriteit geven. Maar nog niet gaan doen! Je bent nu met je email bezig, die taak is aan de beurt zodra je daar mee klaar bent.

Beantwoorden?

Is een antwoord op de mail wel écht nodig? Veel mensen hebben het idee dat ze met alle mailtjes iets moeten doen, en als het geen taak is dan moet je het vast in ieder geval beantwoorden. Fout! Alleen als het een vraag was of het heeft écht toegevoegde waarde mag je beantwoorden. En dan het liefst zo kort mogelijk, probeer je mail maximaal 3 zinnen te maken. Door de antwoorden kort te houden voorkom je ellelange gesprekken via de mail, als je productief met je email wilt omgaan moet je gesprekken op een andere manier gaan doen. “Maar ik vind het zo gezellig om te praten met die collega!” Dan gaan jullie toch gezellig samen lunchen? Of houd af en toe een koffie pauze samen. Emails heb je er al te veel van, en daar leidt het te veel af van je echte werk.

Ooit nog nodig?

Is het van belang dat je deze mail nog een keer terug kan vinden? Verwijder zo veel mogelijk, anders vervuilt het alleen je zoekresultaten als je een keer wat terug moet zoeken. E-mail is niet bedoeld als informatie archief, wel als communicatie archief. Als je toch besluit te archiveren, zorg dan dat je niet teveel mapjes maakt. Hoe vaak zoek je nu echt iets terug? Vaak is een te uitgebreid archief zonde van je tijd, omdat je het (bijna) nooit gebruikt. Houdt er ook rekening mee dat de computers van tegenwoordig vele malen sneller kunnen zoeken dan jou, maak daar gebruik van!

Mailbox leeg?

Als je nog steeds mailtjes in je inbox hebt staan is het nu tijd om door te gaan met het volgende mailtje, begin weer bovenaan het stappenplan en werk zo alle mailtjes af. Als je geen mailtjes meer over hebt mag je stoppen, je bent klaar.

Tijd over?

Ok, je hebt nog mailtjes over. Maar heb je ook nog tijd over? Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je heel de dag bezig bent met je mail te verwerken. De eerste keer dat je je besluit je email op deze manier te gaan verwerken heb je misschien wel duizenden mailtjes in je inbox staan die je allemaal moet verwerken voor je inbox leeg is. Ik adviseer om niet langer dan een half uur per keer bezig te zijn met je email verwerken, daarna is email verwerkings tijd op en ga je weer verder met je echte werk.

Stop

Je bent klaar met email verwerken (voor nu), je mag nu het email programma weer afsluiten en verder gaan met je werk. Kijk wat je allemaal op je takenlijstje hebt gezet, was er iets dat eigenlijk direct moest gebeuren maar niet binnen 2 minuten kon?

Dit was de eerste post uit mijn serie ‘Efficiënter omgaan met E-mail‘, als je meer van dit soort tips wilt zorg dan dat je op de hoogte blijft. Via RSS, via Twitter, of vul aan de linkerkant eventjes je email in. Leef je uit om de flowchart te downloaden en te delen met iedereen die je kent, op elke manier die jij wilt.

Heb je nog vragen? Leef je uit om ze te stellen in de reacties hieronder.

 

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• Serie: Efficiënter omgaan met E-mail
• 7 Voorbeelden voor email Filters/Regels
• Efficiënt emails versturen in 6 stappen
• Een leven zonder internet, de gevolgen
• Heroverweeg de keuze voor jouw email en agenda